Gestión Documental
Asociación de Cooperativas y Empresas Solidarias del HuilaNORMATIVIDAD ARCHIVISTICA
LEY 594 DE 2000, LEY GENERAL DE ARCHIVOS
Por medio de la cual se dicta la ley general de archivos y se dictan otras disposiciones
La presente ley tiene por objeto establecer las reglas y principios generales que regulan la función archivística. Este Sistema Nacional de Archivos se articula bajo la orientación del archivo general de la nación como la instancia que aporta a la construcción de la política archivista en Colombia y con descentralización administrativa y operativa para el desarrollo de proyectos y programas archivísticos de las instituciones que lo integran, brindando orientación sobre organización, manejo, preservación, conservación servicio y control de los archivos.
ETAPAS DEL PROCESO
1. Elaboración del diagnóstico de archivo
Comprende el análisis de la información institucional , la organización y metodología de la organización documental y las características de infraestructura y condiciones de almacenamiento donde se encuentra la documentación , esto nos permite conocer el estado actual de la gestión documental , los factores de riesgo para la conservación de los documentos y las oportunidades de mejoramiento. A partir de esta caracterización se establece un plan de trabajo que nos permite realizar una acertada intervención al archivo respectivo.
2. Organización de fondos acumulados
Contempla tanto la aplicación de los procesos archivísticos que requiere la organización documental como de los procesos de alistamiento físico de los documentos. Los primeros se refieren a la identificación, clasificación, depuración y ordenación, descripción, valoración y selección; los segundos a la limpieza y desinfección de acuerdo con los deterioros identificados.
3. Elaboración de la tabla de valoración documental
Esta herramienta nos permite determinar los valores primarios y secundarios de los documentos con el fin de establecer su permanencia en las diferentes fases del archivo.
4. Elaboración de tabla de retención documental
Listado de series y sus correspondientes tipos documentales producidos o recibidos por una unidad administrativa en cumplimiento de sus funciones, a las cuales se les asigna el tiempo de permanencia en cada fase del archivo
5. Organización de los archivos de gestión
Con base en la tabla de retención documental se organiza el archivo de gestión. Este proceso nos permite tener un manejo adecuado de los documentos que se encuentran en la primera fase del ciclo de gestión documental.
6. Digitalización o microfilmación de archivos
Este proceso de reportaría documental contribuye a:
- Agilizar y optimizar la consulta de los documentos
- Permite una mejor conservación de la información en su medio físico –garantía de conservación de originales sin alteraciones.
- Ahorrar espacio, pues el almacenamiento de toda la información en medio digital es mínimo.
- Disminución de costo por producción y administración.
- Total control y seguridad.
- Posibilidad de consulta simultanea.
- Las imágenes pueden imprimirse con calidad similar a una fotocopia.
- Ayuda a preservar el medio ambiente por la mínima utilización de papel.
7. Capacitación y asesoría
Es de vital importancia el desarrollo de capacitaciones y eventos los servidores públicos que apoyan y ejecutan su función administrativa dentro de la cual deben desarrollar competencias técnicas para adaptarse y modernizarse frente al optimo manejo de la información de la institución, la cual será soporte para la posterior toma de decisiones, solución de incidentes, respuestas a requerimientos e historia institucional.
Por lo anterior se debe poner un plan de capacitación para personal técnico, asistencial, operativo y contratista, el cual pretende desarrollar temas de responsabilidad documental, manejo de archivos y tramite de comunicaciones oficiales.
