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Gestión Documental

Asociación de Cooperativas y Empresas Solidarias del Huila

NORMATIVIDAD ARCHIVISTICA

LEY 594 DE 2000, LEY GENERAL DE ARCHIVOS
Por medio de la cual se dicta la ley general de archivos y se dictan otras disposiciones
La presente ley tiene por objeto establecer las reglas y principios generales que regulan la función archivística. Este Sistema Nacional de Archivos se articula bajo la orientación del archivo general de la nación como la instancia que aporta a la construcción de la política archivista en Colombia y con descentralización administrativa y operativa para el desarrollo de proyectos y programas archivísticos de las instituciones que lo integran, brindando orientación sobre organización, manejo, preservación, conservación servicio y control de los archivos.

ETAPAS DEL PROCESO

1.  Elaboración del diagnóstico de archivo

Comprende el análisis de la información institucional , la organización y metodología de la organización documental  y las características  de infraestructura  y condiciones de almacenamiento  donde se encuentra  la documentación , esto nos permite  conocer  el estado actual  de la gestión documental , los factores de riesgo  para la conservación  de los documentos y las oportunidades de mejoramiento. A partir de esta caracterización  se establece un plan de trabajo que nos permite  realizar  una acertada intervención al archivo respectivo.

2.  Organización de fondos acumulados

Contempla tanto la aplicación de los procesos archivísticos que requiere la organización documental como de los procesos  de alistamiento  físico de los documentos. Los primeros  se refieren a la identificación, clasificación, depuración y ordenación, descripción, valoración y selección; los segundos a la limpieza y desinfección de acuerdo con los deterioros identificados.

3.  Elaboración de la tabla de valoración documental

Esta herramienta nos permite determinar los valores primarios y secundarios de los documentos  con el fin de  establecer su permanencia en las diferentes fases del archivo.

4.  Elaboración de tabla de retención documental

Listado de series y sus correspondientes tipos documentales producidos o recibidos por una unidad administrativa en cumplimiento de sus funciones, a las cuales se les asigna el tiempo de permanencia en cada fase del archivo

5. Organización de los archivos de gestión

Con base en la tabla de retención documental se organiza el archivo de gestión. Este proceso nos permite tener un manejo adecuado de los documentos que se encuentran en la primera fase del ciclo de gestión documental.

6. Digitalización o microfilmación de archivos

Este proceso de reportaría documental  contribuye a:

  • Agilizar  y optimizar la consulta de los documentos
  • Permite una mejor conservación de la información en su medio físico –garantía de conservación de originales  sin alteraciones.
  • Ahorrar espacio, pues el almacenamiento de toda la información en medio digital es  mínimo.
  • Disminución de costo por producción  y administración.
  • Total control y seguridad.
  • Posibilidad de consulta simultanea.
  • Las imágenes pueden imprimirse con calidad similar a una fotocopia.
  • Ayuda a preservar el medio ambiente por la mínima utilización de papel.

7.  Capacitación y asesoría

Es de vital importancia el desarrollo de capacitaciones y eventos   los servidores públicos que apoyan y ejecutan  su función administrativa dentro de la cual deben desarrollar competencias técnicas para adaptarse  y modernizarse frente al optimo manejo  de la información de la institución, la cual será soporte para la posterior toma de decisiones, solución de incidentes, respuestas a requerimientos e historia institucional.

Por lo anterior se debe  poner un plan de capacitación para personal técnico, asistencial, operativo y contratista, el cual pretende desarrollar temas de responsabilidad documental, manejo de archivos y tramite de comunicaciones oficiales.

Xlll Encuentro Internacional de Economía Solidaria